System KC-Market a ustawa o rachunkowości

System KC-Market rejestruje operacje gospodarcze tworząc odpowiednie dokumenty źródłowe (np. faktury, dokumenty PZ) oraz zestawienia i raporty (np. rejestry VAT). Dokumenty te nabierają mocy po wydrukowaniu i podpisaniu przez wystawiającego. Natomiast elektroniczna postać dokumentu w bazie danych programu nie stanowi formalnej dokumentacji księgowej. Gromadzenie danych w Programach KC nie zwalnia użytkownika z prowadzenia bieżących zapisów w księgach. Tak więc są to programy pomocnicze, o charakterze operacyjnym, a nie księgowym i jako takie nie podlegają przepisom ustawy o rachunkowości. Jednakże, w niektórych zastosowaniach (np. księgowa ewidencja ilościowo-wartościowa towarów) można uznać, że programy oraz gromadzone w nich dane są elementem dokumentacji księgowej, gdyż zastępują prowadzone ręcznie ewidencje pomocnicze (kartoteki towarowe).

W świetle ustawy program używany do prowadzenia rachunkowości powinien spełniać szereg wymogów. Większość z nich odnosi się bezpośrednio do programów księgowych, lecz niektóre - o charakterze ogólnym - mogą dotyczyć programów pomocniczych. Są to:

Wymóg kompletnej dokumentacji

Dokumentacja dostarczana wraz z oprogramowaniem zawiera wszystkie wymagane informacje. W szczególności dokumentacja zawiera:

• wykaz i opis zbiorów zawierających dane;
• szczegółowy opis programu (opis funkcji oraz sposobów obsługi);
• opis zasad ochrony danych;
• opis sposobów zapewnienia właściwego stosowania programu.

Ze względu na fakt, iż programy są nierozerwalnie związane z systemem Windows (np. używają jego standardów obsługi oraz systemu druku), dokumentację do tego systemu należy uznać za dokumentację uzupełniającą do Systemu KC-Market.

Wymóg trwałości (nieodwracalności) zapisów

W Systemie KC-Market zmiany stanów kartotekowych oraz innych rejestrowanych wartości mogą nastąpić wyłącznie w wyniku utworzenia dokumentu (np. ilość towaru zawsze wynika z zarejestrowanych dokumentów magazynowych). Dokument staje się formalnie ważny w momencie wydrukowania w ostatecznej postaci oraz podpisania, a nie w momencie utworzenia go w programie. Ze względów praktycznych, w trakcie okresu rozliczeniowego dopuszczono możliwość wielokrotnego poprawiania i drukowania oraz usuwania dokumentów. Dopiero wykonanie funkcji Zamknięcie okresu uniemożliwia dodawanie, poprawianie oraz usuwanie dokumentów z tego okresu, co daje gwarancję nieodwracalności zapisów. Zamknięcie okresu powinno być dokonywane najpóźniej w momencie przekazania dokumentów źródłowych oraz zestawień i raportów do księgowania.

Wymóg postaci wydruków

Wydruki generowane przez System KC-Market posiadają następujące cechy:

• nazwę jednostki gospodarczej;
• nazwę dokumentu lub raportu;
• numer dokumentu (dotyczy dokumentów seryjnych);
• datę wystawienia dokumentu lub wydruku raportu;
• nazwę, wersję oraz numer seryjny programu generującego wydruk;
• numer strony wydruku z dodatkowym słownym oznaczeniem strony pierwszej i ostatniej.

Ponadto niektóre wydruki o charakterze księgowym (np. rejestry VAT, spisy z natury) posiadają narastające podsumowania wszystkich stron.

Producent:
2000-2002 Kucharscy s.c.